Líneas generales
Esta entrada se centra en cómo la participación y las acciones del ACNUR durante la preparación y la respuesta ante situaciones de emergencia promueven la protección y la asistencia humanitaria vitales que brindamos a las personas apátridas y en situación de desplazamiento forzado mediante asociaciones.
El enfoque de colaboración del ACNUR se rige por los principios de asociación que aprobó la Plataforma Humanitaria Mundial el 12 de julio de 2007 y en los que se destacan la igualdad, la transparencia, el enfoque orientado a los resultados, la responsabilidad y la complementariedad. Los procedimientos de gestión de asociaciones del ACNUR ofrecen un marco unificado y una orientación general para llevar adelante los procesos de gestión de una asociación durante las tres fases interrelacionadas del ciclo de programación: PLANIFICAR, OBTENER y MOSTRAR resultados.
En el presente documento se denominan “socios” a los socios financiados que reciben asistencia económica del ACNUR. A los socios no financiados, por su parte, se los denomina como tales. El ACNUR desembolsa una parte sustancial de su gasto anual a través de más de 1.200 socios. La ejecución eficaz con los socios resulta crucial para cualquier respuesta a situaciones de emergencia.
Relevancia para operaciones de emergencia
El ACNUR colabora estrechamente con sus socios a fin de proteger y asistir a las personas apátridas y en situación de desplazamiento forzado, sobre todo en situaciones de emergencia. Los acuerdos de asociación son instrumentos vinculantes siempre que el ACNUR transfiere fondos a sus socios, aun en situaciones de emergencia declaradas.
Las asociaciones durante las emergencias permiten:
Lleve adelante una buena administración y rendición de cuentas ante las organizaciones asociadas, los donantes, las comunidades, las personas y demás partes interesadas.
Guía principal
Planificación de contingencia de la asociación
Como parte del plan de contingencia, se revisan los planes de trabajo de los proyectos existentes y el mapeo de las partes interesadas a fin de identificar posibles lagunas en cuanto a los conocimientos especializados, el alcance de los resultados necesarios, la población destinataria y el lugar geográfico de la prestación de servicios durante una situación de emergencia.
Asimismo, como parte de dicho plan, si se encuentran carencias, una operación en el país puede establecer un grupo de posibles socios. De este modo, es posible llevar a cabo la diligencia debida en el momento oportuno y garantizar que el socio más idóneo esté listo para embarcarse rápidamente en la respuesta ante una situación de emergencia cuando sea necesario, lo cual puede suponer lo siguiente:
Asociaciones en situaciones de emergencia
El Representante o Director tiene la potestad para decidir las modalidades de ejecución más adecuadas, sin necesidad de una recomendación del IPMC. Esa decisión tiene en cuenta las necesidades, la capacidad operacional, la presencia y la disponibilidad de otras partes interesadas, entre otros parámetros específicos del contexto. Cuando vence la vigencia de la declaración de emergencia, el Representante revisa nuevamente las modalidades de implementación antes del siguiente año de ejecución.
Una vez declarada una emergencia de cualquier nivel, se aplican los siguientes procedimientos de gestión de asociaciones mientras dure la declaración, incluida toda prórroga:
Seguimiento de las asociaciones en situaciones de emergencia
El seguimiento de las asociaciones es una pieza fundamental de la respuesta a situaciones de emergencia. Durante una emergencia declarada, no se reduce la necesidad de monitoreo de la implementación y de los resultados. De hecho, puede aumentar la frecuencia de las actividades de vigilancia de las asociaciones.
La situación humanitaria en un país suele ser dinámica y está sujeta a cambios frecuentes. Por consiguiente, el seguimiento de los proyectos de asociación es una tarea esencial para supervisar y confirmar sus avances en relación con las metas de desempeño acordadas, introducir ajustes en su dirección y ejecución cuando sea necesario e identificar medidas para mejorar su impacto y su calidad. El ACNUR, sus socios y otras partes interesadas, es decir, las autoridades locales (si corresponde) deberán monitorear y revisar conjuntamente los proyectos de asociación, compartir información y coordinarse, con el objeto de fortalecer la responsabilidad conjunta y la aceptación colectiva de los resultados del proyecto como propios.
Con el fin de garantizar un seguimiento eficaz de las asociaciones, se recomienda que la operación en el país actualice (o elabore) lo antes posible el plan de trabajo anual de análisis, seguimiento y evaluación, que se revisa cada año y se basa en el plan general de seguimiento y evaluación. De esa manera, la operación podrá determinar las actividades clave de seguimiento y evaluación que se necesitan para la respuesta ante situaciones de emergencia. Para más información, véase el manual del programa.
Durante una situación de emergencia, el equipo multifuncional del ACNUR y el punto focal de protección contra la explotación y los abusos sexuales (PEAS) hacen un seguimiento periódico de la capacidad de prevención, mitigación y respuesta de los socios frente a los riesgos de explotación y abusos sexuales. En el caso de aquellos socios que se encuentren en un entorno de alto riesgo y que, según evaluaciones previas, tengan una capacidad baja o moderada de PEAS y que, por ende, cuenten con un plan de ejecución para el fortalecimiento de la capacidad, la operación realiza el seguimiento de la implementación de las actividades de dicho plan de ejecución después de tres meses y continúa verificando su progreso durante la declaración de emergencia y sus prórrogas. Al cabo de seis meses de la puesta en marcha de un plan de ejecución —o a los nueve meses en caso de prórroga—, el socio debería haber alcanzado la plena capacidad. Véanse los procedimientos de gestión de asociaciones del ACNUR para obtener más información sobre la continuidad de las asociaciones con socios que no puedan alcanzar la plena capacidad de PEAS para los siguientes años o planes de trabajo del proyecto.
Las razones para firmar un plan de trabajo de proyecto con un socio pese a su capacidad baja o moderada durante una situación de emergencia pueden incluir los conocimientos técnicos especializados del socio en un tema concreto, la falta de alternativas viables en ese sector o lugar, o bien una evaluación de los riesgos del socio con resultado satisfactorio. El fortalecimiento de las capacidades en cuanto a PEAS constituye un aspecto clave del trabajo del ACNUR con estos socios.
Riesgos asociados
La preparación para situaciones de emergencia es crucial para poder responder a las crisis humanitarias, mitigar sus efectos y reducir tanto el sufrimiento humano como la pérdida de vidas. La gestión de riesgos ayudará a anticipar los riesgos y las oportunidades que podrían afectar la consecución de los objetivos compartidos. Tanto el ACNUR como sus socios deben gestionar y mitigar eficazmente los riesgos identificados (para más información sobre cómo identificar los riesgos críticos en una operación, véase el conjunto de herramientas para la gestión de riesgos). Es necesario actuar con la debida diligencia, dado que, durante una situación de emergencia, los siguientes riesgos aumentan:
- Los socios pueden carecer de capacidad o de medios de ampliación para hacer frente a las crecientes necesidades operacionales.
- La situación de seguridad u otras alteraciones inciden en la implementación y en el acceso a las personas apátridas y en situación de desplazamiento forzado.
- La existencia de sistemas de control interno defectuosos puede favorecer los fraudes u otras conductas indebidas (para obtener más orientación, véase la herramienta de gestión de riesgos del ACNUR sobre prevención del fraude).
- Comportamiento poco ético del personal, incluido el riesgo de incurrir en actos de explotación y abusos sexuales.
Medidas de mitigación asociadas
- Participación temprana de los socios en la planificación de contingencia.
- Actualizar el plan anual de análisis, seguimiento y evaluación en función del riesgo.
- Ampliar el seguimiento de las actividades de difusión y garantizar el acceso para las personas desplazadas por la fuerza y apátridas.
Fase posterior a la emergencia
Durante una declaración de emergencia, la operación en el país debe iniciar la planeación de la fase posterior a la emergencia. Esto incluye la revisión de los acuerdos de asociación al final de una declaración de emergencia, junto con la oficina regional y las divisiones pertinentes de la sede, a fin de garantizar la continuidad de la respuesta.
Queda a discreción del Representante decidir cuándo se reanuda el proceso competitivo de selección de socios una vez finalizada la declaración de emergencia. Este será responsable de garantizar que la decisión quede claramente documentada.
En el caso de los planes de trabajo de proyectos diseñados durante una situación de emergencia, si se extienden más allá del periodo de la declaración de emergencia, será necesario realizar una modificación. La modificación incluye una descripción del proyecto, un plan de resultados, un registro de riesgos y cualquier otro componente aplicable del plan de trabajo del proyecto.
Los acuerdos de asociación exigen que los socios proporcionen acceso sin restricciones a los equipos de auditoría, seguimiento e inspección, durante la emergencia o después de ella. El seguimiento, la verificación y las auditorías deben ofrecer garantías razonables de que los fondos del ACNUR se destinan a los fines previstos y se utilizan para proporcionar protección y asistencia de la manera prevista. Entre otras salvaguardias, y con el fin de conservar la credibilidad ante los donantes, el ACNUR deberá verificar los datos —y la integridad de estos— relativos a los resultados y los gastos que hayan reportado los socios. Todos los proyectos que el ACNUR financia e implementa con sus socios pueden estar sujetos a auditorías. El Servicio de Gestión y Aseguramiento de la Ejecución de la División de Planificación Estratégica y Resultados establece qué proyectos deben auditarse mediante un enfoque basado en el riesgo.
Lista de Verificación
Antes de que se declare una emergencia, incorpore a los socios de los grupos durante la selección competitiva de socios como parte de la planificación de contingencia.
Asegúrese de que los nuevos socios se registren en el Portal de Socios de las Naciones Unidas en un plazo tres meses luego de haber firmado un plan de trabajo para el proyecto.
Firme un acuerdo marco de asociación y un plan de trabajo del proyecto, e incluya toda la información que esté disponible en ese momento, con un solo plan financiero (puede aplicarse un código de cuenta por producto). El primer pago se libera únicamente en función de las condiciones del contrato y del plan financiero.
Evalúe la capacidad de PEAS del socio en un plazo de tres meses luego de haber firmado un plan de trabajo para el proyecto.
Evalúe los controles internos de un nuevo socio o recupere la última calificación de riesgo del cuestionario de control interno de una auditoría de proyecto de las Naciones Unidas.
Actualice (o elabore) el plan de trabajo anual de análisis, seguimiento y evaluación para determinar las actividades clave de seguimiento y evaluación necesarias para la emergencia.
Verifique todos los resultados y gastos reportados antes de liberar los pagos.
Coordine las auditorías de los proyectos en consecuencia con ello.
Enlaces
Contactos principales
Jefe de la Unidad de Gestión Operacional y de Asociaciones Oficial Superior de Gestión de Programas y Apoyo
División de Planificación Estratégica y Resultados del ACNUR [email protected]
En esta sección:
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